Conheça os principais erros na organização de eventos corporativos

A organização de eventos corporativos requer muito cuidado, afinal é o momento em que sua empresa está em contato direto com clientes e parceiros. Tudo o que acontece no dia será fortemente atrelado à imagem da companhia. Qualquer detalhe mal planejado pode deixar uma impressão ruim, que será ainda mais trabalhosa de desfazer.

Por isso, além de fazer um bom planejamento, é essencial ter em mente os pontos mais passiveis de falha para dedicar ainda mais atenção a eles, garantindo que tudo saia exatamente como o imaginado.

Pensando nisso, relacionamos nesse post os principais erros cometidos na hora de organizar um evento corporativo e algumas dicas para te ajudar nesse processo. Leia o post até o final para conferir!

Falhas de planejamento

A organização de um evento de sucesso requer uma série de cuidados especiais, como garantir uma infraestrutura adequada à proposta do evento, que os custos estejam dentro do seu planejamento, que os fornecedores sejam de confiança e contatados com antecedência ou que a divulgação seja feita da forma correta.

Justamente por isso, é primordial um planejamento eficiente e que esteja de acordo com a realidade da empresa, além de começar muitos meses antes do dia. Fazer um planejamento com pouco tempo é receita certa para o fracasso.

Má divulgação

De nada adianta montar a melhor divulgação de todas, criativa, chamativa, inteligente, estar presente em todas as redes sociais se você não atingir o público certo para o seu evento.

A definição do público-alvo precisa ser um dos primeiros passos da organização do seu evento empresarial. Saber quem você precisa atingir lhe permite descobrir as melhores formas de se comunicar. Ele prefere receber um e-mail marketing ou um convite no Facebook? Usa uma linguagem formal ou mais descontraída? Tudo isso faz diferença na hora de se comunicar.

Não abrir espaço de qualidade para o networking

A realização de um networking de qualidade é um dos principais atrativos dos eventos corporativos, muitas vezes até mais do que os palestrantes convidados. Ainda assim, muitas empresas caem no erro de relegar o networking a momentos secundários do evento, como os coffee breaks entre as atividades.

Portanto, fique atento a esse ponto e ofereça um espaço de qualidade para que os convidados possam interagir e inclua esse momento na programação do evento.

Não se preparar para imprevistos

Qualquer evento está suscetível a imprevistos, não dá para fugir disso. Por mais que o planejamento tenha sido feito da melhor maneira possível, eles ainda podem acontecer. O importante nesse momento é manter uma postura profissional acima de tudo.

Um evento empresarial reflete a imagem da sua empresa perante as pessoas. A atitude diante um imprevisto pode fazê-lo passar despercebido ou mesmo transmitir uma mensagem positiva para as pessoas, de como vocês conseguem lidar com situações complicadas.

Uma dica para evitar essas situações é pensar em tudo que pode dar errado ainda na fase de planejamento do evento e criar um plano B a ser seguido.

Não dar atenção ao pós-evento

Embora poucos deem a atenção necessária, a forma como sua empresa realiza o follow up do evento e os dados dos formulários preenchidos pelos visitantes é de suma importância. Abandonar o público após o evento é um dos erros mais cometidos entre as companhias na hora de organizar eventos empresariais.

Nesse caso, a fim de organizar essas informações, uma ferramenta online de gerenciamento de eventos já pode ser o suficiente. Ela vai te auxiliar no processamento de dados, viabilizando novas oportunidades para a sua empresa.

Dicas para organizar um evento corporativo de sucesso

Sabemos que a organização de eventos corporativos carrega muitos desafios e responsabilidades. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para te ajudar a obter o máximo de sucesso em seus eventos. Confira!

Comece a organização do seu evento com antecedência

Quando não organizamos os eventos com antecedência, a chance de algo dar errado é consideravelmente maior, além de sair mais caro. Por isso, é de suma importância que você comece a planejar tudo de antemão, como a lista de convidados, decoração e brindes.

O ideal é criar um calendário anual que contenha todos os eventos da empresa. Dessa forma, o orçamento será dividido de forma mais prudente e justa. Afinal, de nada adianta utilizar todo orçamento disponível para impressionar em um evento se os demais não acompanharem o mesmo nível de qualidade.

Monte uma equipe responsável pela organização

É importante poder contar com uma equipe bem treinada, que saiba trabalhar em grupo e que tenha experiência com eventos, pois provavelmente já saberão lidar com fornecedores, além de serem mais práticas e organizadas.

Os profissionais de comunicação e marketing costumam ter o perfil ideal para eventos corporativos, pois normalmente já têm conhecimento em divulgação de eventos e mais facilidade em lidar com pessoas e fornecedores.

Se sua empresa não tiver um time que possa ser destinado a cuidar dos eventos, vale a pena procurar empresas especializadas para assumir essa responsabilidade.

Faça um checklist de todas as etapas do planejamento

Nada como organizar um evento corporativo com ajuda de listas de tarefas! Passar para o papel é sempre a melhor maneira de organizar e seguir um plano para o desenvolvimento de projetos.

Não confie tanto na sua memória! Com a correria cotidiana, ainda mais nas vésperas de eventos, é comum esquecermos de alguns detalhes importantes. Portanto, faça um checklist para o evento e tudo acontecerá com muito mais facilidade.

A organização de eventos corporativos deve receber uma atenção especial em todo seu processo, pois um evento corporativo bem organizado representa uma excelente oportunidade de aumentar a visibilidade da sua marca, captar novos leads e realizar networking.

Além disso, esses eventos têm como objetivo trabalhar a relação da sua empresa com a sua atual carteira de clientes, favorecendo a identificação destes com a marca e sua consequente fidelização. E é por isso que investir em eventos empresariais vale muito a pena para a sua organização.

Se você gostou do post e quer saber como podemos te ajudar com a organização de eventos corporativos na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo!