Guia prático de como organizar eventos corporativos na sua empresa

Promover eventos corporativos não é uma tarefa fácil. Há muitas etapas que precisam ser organizadas com detalhes e maestria para que o resultado final seja um sucesso e atinja os objetivos previstos no planejamento.

São muitas as motivações que levam as empresas a reunir funcionários, clientes, colaboradores e a sociedade em geral em grandes, médios e ou pequenos eventos. O objetivo pode ser a capacitação de equipes, confraternizações descontraídas ou a revelação de uma nova ideia ou produto. Para cada objetivo, existe a necessidade de um formato diferente, como veremos ao longo do texto.

Também é importante estar atento a pontos como o público-alvo, logística, local de realização, parceiros e fornecedores que atendam às características do evento, dentre outros tópicos.

Se você deseja saber como organizar seu evento corporativo, encontrou o post certo! Continue a leitura, anote todas as dicas e veja qual o melhor evento para a meta que você deseja alcançar!

1. O que são eventos corporativos?

Seja para promover valores, reter clientes e colaboradores ou para ganhar mais credibilidade no mercado, a maioria das empresas que almeja crescimento costuma realizar eventos corporativos em algum momento da sua história.

Isso porque eles são, sem dúvida, um dos melhores canais de comunicação em massa e influenciam diretamente na imagem e na identidade que uma empresa deseja transmitir aos interlocutores.

É importante ter em mente que eventos corporativos são diferentes dos eventos sociais. Esses últimos não têm função comercial, mas apenas a comemoração de um momento marcante da vida, como casamentos, festas em geral, formaturas.

Já os corporativos, mesmo sendo festividades, estão vinculados a empresas e têm o objetivo de divulgar uma informação, um conhecimento, tendo sempre alguma instituição (ou mais de uma) como link. 

Uma questão interessante é que, com a tecnologia atual, a maioria dos eventos corporativos podem ser transmitidos ao vivo – a chamada live marketing – aumentando a possibilidade de divulgação e participação de diversas pessoas, não somente de quem está presente no local.

2. Principais tipos de eventos corporativos

Embora haja muitas características em comum, existe um formato ideal de evento corporativo para cada objetivo empresarial.

Por exemplo, se a meta é realizar um encontro mais descontraído, roadshows e gincanas podem ser as melhores opções. Já se existe a proposta de um encontro de caráter científico e cultural, seminários e congressos possuem o formato mais adequado.

Contudo, para não errar na escolha do evento corporativo que reúna seus objetivos, siga a leitura e entenda os detalhes que diferenciam cada tipo de proposta corporativa.

Congressos

Os congressos são eventos de grande porte realizados durante dias ou uma semana inteira. Podem ser de caráter regional, nacional ou até internacional, sendo esse último de grande abrangência (e organização), pois requer a participação de comissões ou integrantes de outros países em suas atividades.

O principal objetivo é a promoção de um aprofundamento científico ou cultural dos participantes e, por isso, geralmente tem um tema específico, centralizador de todas as atividades.

Eles costumam englobar uma série de palestras, mesas redondas, simpósios e outros meios de reflexão. Para atingir esse objetivo, são convidadas diversas associações e entidades que tenham afinidade com a questão central a fim de diversificar o debate.

Uma dica é criar um site sobre o evento, para informar, com mais detalhes, todas as atividades que compõem o evento.

Convenções

As convenções têm uma participação mais direta e intensa dos participantes em relação aos congressos. As atividades costumam estimular maior interatividade e são eventos muito utilizados na área de vendas para promover mais motivação entre as equipes comerciais e colaboradores. 

Também é um formato muito usado por entidades políticas e empresariais que desejam motivar mais ações e união em torno de um interesse em comum.

Dessa forma, as convenções costumam ser realizadas sempre que se deseja promover um produto, um serviço ou uma ideia, mostrando todas as suas características e benefícios, esperando um maior engajamento dos presentes em relação ao que foi apresentado.

Por isso, também é comum, nesse tipo de evento, ocorrerem sorteios e outras formas de premiação, além de encerramentos marcantes com shows, sempre buscando valorizar e engrandecer os presentes.

Seminários

Os seminários seguem uma linha mais elaborada de apresentação e, por isso, uma característica marcante é seguir uma linha de raciocínio que inclui a exposição de um tema, debates e hipóteses de conclusões (mas sem, necessariamente, chegar a uma conclusão fechada).

Não existe muito espaço para grandes interações ao longo da exposição do tema. A reflexão e posterior discussão ocorrem com a formação de grupos que expõem seus pontos de vista acerca do que foi explanado. 

Por isso, seminários costumam ser realizados quando o objetivo é fazer uma análise mais objetiva sob o ponto de vista experimental e científico, seguindo uma metodologia mais tradicional.

Workshops

Conhecidos também como oficinas, esses eventos são bastante dinâmicos e muito úteis em treinamentos voltados para o desenvolvimento pessoal, já que há muita troca de experiência e conhecimento entre os participantes.

Geralmente, possuem duração curta, entre 4h e 8h (intervaladas), e são excelentes para promover networking.

Por ter um foco mais direcionado para momentos de descontração, é importante que seja realizado em um ambiente que propicie espaços para conversas informais e pequenas pausas.

É um evento realizado, normalmente, com pequenos grupos, para favorecer maior aproximação dos participantes. Pelo formato dinâmico e de curta duração, costuma atrair públicos mais jovens, em busca de complementação para os cursos de graduação.

Além disso, a maioria também emite certificados, mais um fator que atrai os universitários e profissionais em busca de qualificação.

Roadshows

Em português, “road” significa estrada. Portanto, um roadshow é uma espécie de apresentação (semelhante a um workshop) itinerante.

Geralmente, é realizado como um circuito, percorrendo diversas cidades ou regiões, buscando um formato bem promocional e de aproximação com o grande público.

Por isso, deve ser feito como um show mesmo, com muita interação e duração curta, para não cansar e dispersar os participantes.

É um modelo de evento excelente para promover produtos, atrações turísticas e capacitar agentes ligados ao ramo de diversão e entretenimento. Outra dica é usar em shoppings para atrair parcerias ligadas a áreas específicas como cosméticos, por exemplo.

Simpósios

Esse tipo de evento surgiu na Grécia Antiga, onde discussões intelectuais ocorriam regadas a muita bebida e apresentações de entretenimento.

Atualmente, os simpósios são um pouco diferentes e se caracterizam pela exposição de algum assunto por especialistas, sem que, contudo, precise haver algum debate entre eles.

Em um simpósio há a presença de um moderador que, além de ser o mediador entre os expositores, recebe e repassa perguntas do público para que os especialistas respondam.

Eventos como esse são muito utilizados em universidades, pela capacidade de apresentar o conhecimento de pesquisadores que, geralmente, são referências em algum assunto. Normalmente, são eventos de curta duração e bem objetivos.

Feiras

As chamadas feiras de negócios – diferente de feiras comerciais -, geralmente, não são realizadas para comercializar produtos ou serviços, como pode parecer. Elas costumam reunir diversas empresas para um público específico com o objetivo principal de apresentar a marca e realizar contatos.

Por terem metas e regras bem delimitadas, e por ter uma logística bem detalhada, devido aos estandes de exposição, é preciso bastante organização para esse tipo de evento. 

A fim de enriquecer o evento (e chamar a atenção de mais participantes), muitas feiras realizam, de forma paralela, palestras, workshops e até congressos.

Outra dica é fazer a distribuição de brindes e demonstrações de produtos nos estandes, como forma de apresentar um diferencial do trabalho.

Também é interessante convidar potenciais clientes para tornar a participação mais efetiva e direcionada, e com mais chances de sucesso.  

Palestras

Com um caráter de atração, as palestras são eventos curtos (geralmente de uma ou duas horas, para não dispersar o público) e podem ser do tipo instrucional ou motivacional.

São ótimas para despertar o interesse acerca de algum produto, assunto ou mesmo para estimular um grupo, no caso das motivacionais.  São atividades que pedem um espaço relativamente simples e de pequeno a médio porte, dependendo do público.

As palestras, como já dissemos, também são ótimas ferramentas paralelas para enriquecer feiras, congressos e treinamentos.

Gincanas

Gincanas remetem à infância e o objetivo é que sejam eventos bem lúdicos e descontraídos. São atividades que podem fazer parte de algum outro evento e precisam ser realizadas em grupos, com um número razoável de participantes, para que o objetivo proposto seja alcançado.

É uma ótima ideia para motivar funcionários de uma maneira mais informal. E, embora seja um evento com caráter mais descontraído, precisa ter bastante organização e criatividade, sobretudo para que as provas sejam organizadas de forma desafiadora e original.

As competições costumam incluir corridas, música, dança, shows de mímicas, campeonato de piadas etc. Se for ao ar livre, o evento fica ainda mais divertido.

Treinamento

Realizado em um curto período, um treinamento é um tipo de capacitação utilizado para transmitir um conteúdo específico ou reciclar um tema.

Também serve para qualificar um grupo aceito em um processo de admissão e que precisa de conhecimento para uma determinada função, por exemplo.

Embora seja comparado, muitas vezes, a um curso, um treinamento costuma ser mais objetivo e prático em relação ao conteúdo e tarefas. Já um curso oferece mais aprofundamento e tem uma duração um pouco mais longa.

Além disso, treinamentos são mais indicados quando é necessário que os colaboradores desenvolvam atividades mais práticas, sendo a teoria apenas uma pequena parte do evento.

3. Como fazer a organização de eventos corporativos?

Seja de pequeno, médio ou grande porte, um evento exige muitas etapas para ser realizado com sucesso. Quando são eventos híbridos, com atividades distintas e muitas empresas envolvidas, é preciso também uma dose de paciência e jogo de cintura.

São muitas variáveis envolvidas e imprevistos que devem ser considerados, principalmente quando a realização envolve muitos fornecedores e participantes, e tem a duração de muitos dias.

Por isso, é necessário contar com uma equipe experiente para organizar cada passo, sem esquecer detalhes como data, espaço, estrutura, público-alvo etc.

Abaixo, seguem dicas essenciais para você realizar o seu evento da melhor forma possível, sem deixar de lado nenhum tópico importante.

Crie um planejamento

Quem já realizou casamentos, festas de formaturas ou infantis sabe que um bom planejamento é o segredo do sucesso. Quanto maior a antecedência de preparação de um evento, melhores serão as condições para oferecer tudo que se deseja aos participantes.

Além disso, com calma e um tempo relativamente grande até a data de realização, é possível fazer tudo com um orçamento menor, pois os locais baratos e os fornecedores mais em conta costumam ficar com a agenda lotada rapidamente.

Outro ponto que deve ser visto com planejamento (para não cometer falhas e gerar dores de cabeça no futuro) é a parte burocrática. Geralmente é preciso emitir (com prazos que podem ultrapassar 30 dias) documentos como licenças, alvarás e seguros expedidos por diferentes entidades, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar. Fique atento a isso!

Detalhe o orçamento

Obter prejuízo com um evento é a última coisa que uma empresa deseja, certo? Por isso, definir (e respeitar) um orçamento estipulado deve estar no topo da lista de prioridades.

Estipular um valor máximo para investir vai orientar todas as suas decisões, incluindo montar todo o cronograma de atividades, palestrantes convidados, propaganda para o evento e demais passos.

Uma dica importante é sempre negociar com os fornecedores a fim de obter descontos em pagamentos à vista ou facilidades como parcelamentos. Tente dar preferência para os mesmos parceiros, estabelecendo uma relação de confiança e facilitando, ainda mais, os descontos.

Avalie o calendário

Outro ponto importante é escolher a melhor data de realização, pois ela impacta diretamente no sucesso do evento. É claro que toda regra tem sua exceção e cada encontro tem um perfil específico, mas de maneira geral algumas regras devem observadas.

É bom evitar a realização perto de grandes datas festivas, como Natal e Carnaval, quando as pessoas já têm outras comemorações e viagens agendadas. 

Também é importante disponibilizar ingressos no início do mês, principalmente em caso de grandes eventos, para que a maioria do público confirme presença logo. As pessoas costumam estar mais confortáveis financeiramente nos primeiros dias de cada mês e esse é um ponto que deve ser levado muito a sério.

Contrate os fornecedores

Como dissemos, estabelecer uma boa relação com os fornecedores é fundamental para que o evento seja realizado sem grandes problemas. Por isso, você deve sempre procurar trabalhar com quem demonstra, entre outras qualidades, segurança no serviço, pontualidade e flexibilidade em caso de imprevistos.

Seja sempre transparente e sincero quanto às suas demandas para que os parceiros também consigam corresponder efetivamente às suas necessidades.

E, o mais importante, mesmo um fornecedor de longa data deve sempre trabalhar sob supervisão para que não ocorram problemas.

Faça um planejamento de divulgação

Quem não é visto não é lembrado, já dizem os bons propagandistas. De fato, essa é uma verdade, principalmente em se tratando eventos. Afinal, as pessoas não podem se interessar por algo que nunca ouviram falar ou não conhecem muito bem.

Por isso, invista pesado no marketing e divulgação da sua marca e do seu evento, pois o retorno será muito maior e no longo prazo.

Além disso, trabalhe com profissionais que realmente entendam o que são estratégias de comunicação para utilizarem as melhores ferramentas para gerar um feedback positivo do encontro.

Outro fator importante para divulgação é o tempo. Por isso, a divulgação deve fazer parte do planejamento.

Invista na tecnologia

Utilizar tecnologia em eventos corporativos é uma obrigação para quem deseja passar a melhor imagem possível da sua empresa no mercado.

Utilize ferramentas para transmitir informações, organizar espaços, otimizar experiências do público e auxiliar na gestão do evento.

Também no que diz respeito à divulgação, os recursos tecnológicos podem operar milagres e atingir um grande número de pessoas rapidamente. É o caso de aplicativos exclusivos que podem ser criados para o seu evento ou a mera informação nas redes sociais, atualmente uma das melhores formas de comunicação de uma marca. 

Há ainda diversas opções de transmissões ao vivo e compartilhamento de atividades do evento que podem ser realizados pelos próprios participantes, de forma criativa e descontraída, como são os casos de totens fotográficos e da tecnologia chroma key.

Mensure os resultados

Se você acha que um evento chega ao fim quando o público vai embora e as luzes se apagam, está cometendo um grande erro!

Para conquistar seus objetivos com o evento, definitivamente, é necessário trabalhar na mensuração dos resultados no pós-evento. Ou seja, observar o que deu certo e o que precisa ser trabalhado (ainda mais) para garantir que os próximos sejam melhores.

Mas como fazer isso? De forma muito simples e direta: ouvindo os participantes, que são as principais opiniões para um feedback sincero, além de parceiros e fornecedores, é claro.

Veja com a sua equipe de comunicação e marketing como trabalhar esse processo de pós-evento e não descarte nenhuma avaliação, mesmo as que negativas.

4. Checklist de como organizar eventos corporativos

Na hora da realização do evento em si, também há etapas fundamentais para que a segurança das pessoas e as atividades possam realizadas com sucesso. Por isso, também se deve fazer um checklist acerca de cada passo no processo de logística e organização do espaço. 

Não se esqueça da contratação de um serviço de apoio, em caso de acidentes. É importante, além de equipes de proteção e segurança, haver uma ambulância disponível com uma equipe médica durante todo o evento. 

Montagem

Aqui, é fundamental ter pessoas preparadas e experientes para trabalharem em toda a montagem de equipamentos e infraestrutura. Nessa etapa, devem ser feitas verificação e colocação de telões, ligações hidráulicas e elétricas, instalação de som e maquinários diversos e, ainda, o posicionamento de equipamentos de prevenção de incêndio, por exemplo. 

Realização

Além de toda a organização que já foi mencionada, é fundamental que, no dia do evento, um representante da instituição organizadora esteja ligado diretamente aos clientes, identificando demandas e solucionando possíveis problemas que possam surgir.

Da mesma forma, outra pessoa da equipe organizadora deve estar antenada aos problemas estruturais e fornecedores, cuidando para que imprevistos não abalem o sucesso do encontro. 

Desmontagem

Após a realização do evento, continua o trabalho de entregar o local e toda a estrutura contratada de forma impecável. É importante que não ocorram danos para que, nos próximos eventos, os fornecedores confiem na empresa e no seu cuidado com o material.

A desmontagem do evento é tão importante quanto o planejamento e a montagem. Por isso, marque um horário com a equipe que fará a retirada dos equipamentos e demais mobília, mantenha os fornecedores atualizados dessa etapa e deixe o local da mesma forma (ou melhor ainda) que você encontrou. Essa atitude também é parte importante da imagem que você deseja manter no mercado. 

Pós-evento

Quando o evento acaba, é preciso realizar uma série de relatórios e prestações de contas para manter a planilha financeira e os contatos de colaboradores em ordem.

Além disso, como foi dito, é o momento de obter a resposta do público e colaboradores para avaliar o sucesso do evento e a satisfação dos clientes.

Somente depois dessa etapa é possível identificar o quanto o seu evento corporativo obteve êxito e o quanto ainda precisa melhorar para garantir, realmente, a adesão de um público fiel. 

De qualquer forma, independentemente do formato de evento que você deseja realizar, seguir essas dicas garantem que tudo seja realizado de acordo com o planejamento e que o evento seja um sucesso!

Também é fundamental pode contar com profissionais qualificados, que sejam capazes de otimizar resultados e resolver problemas emergenciais. Pessoas que tenham os mesmos objetivos que você e que realizem cada detalhe do evento com muito zelo e cuidado.

Realizar um evento é aprender a dominar a arte de atrair pessoas, mostrando um diferencial e motivação para encantar o seu público e reter clientes e parceiros em potencial.

E aí, gostou do artigo sobre eventos corporativos e quer saber mais novidades que podem fazer o seu evento um acontecimento de sucesso? Então, entre em contato conosco!