Sabendo disso, elaboramos uma lista com os elementos básicos para garantir que nada passe despercebido e que os participantes saiam satisfeitos. Tomamos como cenário um evento de pequeno a médio porte, de caráter corporativo, visto que cada tipo de evento demanda serviços específicos.  Planejar com antecedência e garantir as reservas de sala, equipamentos e apartamentos, é essencial para que o evento transcorra sem grandes problemas.

1) O primeiro passo é definir o tema central do evento e seus objetivos principais.

2) Defina o conteúdo programático, e com isso, o tempo necessário. Cuide para que os horários sejam cumpridos e analise a necessidade de intervalos entre as apresentações.

3) Faça estimativas de custos e verifique a disponibilidade de verba.

4) Defina a data do evento, certificando-se de que não entrará em conflito com outras atividades.

5) Verifique quais departamentos poderão ser envolvidos na organização e antecipe solicitações com prazos definidos.

6) Preocupe-se com os materiais gráficos: banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros.

7) Faça uma lista dos equipamentos necessários: microfones, projetores, computadores, flip- chart, tela, impressora, TV, DVD, etc.

8) Faça convites e, se possível, especifique a programação completa do evento e traje adequado, quando houver necessidade.

9) Dentre os participantes que virão de longa distância, cuide da hospedagem próximo ao local do evento e sua locomoção.

10) Escolha o tipo de acomodação de mesas e cadeiras considerando o número de participantes e o tipo de evento.

11) Cuide dos bastidores: verifique se é necessário recepcionistas, operadores de vídeo, som, luz e foto.

12) Defina o tipo de alimentação: considere sempre ter água e café à disposição em qualquer horário, e além disso, café da manhã, almoço, jantar, ou apenas intervalos curtos com coffee break.

13) Defina o tipo de decoração.

14) A questão dos brindes é delicada. O brinde precisa ser criativo, útil, prático e original. E, claro, precisa estar vinculado a marca da empresa responsável pelo evento. Uma ótimo opção são produtos fotográficos, feitos no evento com a imagens do convidado. A foto lembrança personalizada é sempre guardada e fica pra sempre.

O brinde propicia uma importante ferramenta do marketing direto entre a empresa e o cliente, por isso é de extrema importância que essa comunicação seja feita de maneira assertiva. Quando um brinde é bem escolhido tende a manter a mensagem ao longo do tempo. Um brinde útil com a foto da pessoa, sempre que é utilizado, reforça na mente do cliente a marca da empresa que lhe presenteou.

15) Dê instruções detalhadas a todos os fornecedores e tenha em mente que imprevistos poderão ocorrer.

16) Faça uma pesquisa entre os convidados a fim de conhecer seu grau de satisfação.

17) Emita um relatório considerando todos os indicadores para concluir se os objetivos foram alcançados e qual foi o desempenho da equipe.

Fonte de Informações: www.hotelariabrasil.com.br/blog

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